Lobster Experten Fragen

Inhouse

Das schöne Wörtchen inhouse sagt einfach nur, dass das EDI-System bei Ihnen im Hause, in Ihrem Netzwerk, auf von Ihnen bereitgestellter Hardware (real oder virtuell) läuft.
Das alleine hat schon seine Vor- und Nachteile:

Vorteile:

  • Alle Ihre Systeme, z.B. Datenbanken, SAP oder was auch immer, sind direkt im Zugriff und das EDI-System kann seine volle Leistung ausspielen.
  • Wenn das Programm dazu fähig ist, kann es auch gleich die EAI-Aufgaben mit erledigen, denn dafür ist der vorgenannte Punkt natürlich unverzichtbar.
  • Sie haben alles komplett unter Ihrer Kontrolle, es verlassen nur die Daten Ihr Netz, die auch für die Außenwelt bestimmt sind.
  • Sie haben einmalig in den Kauf des Systems zu investieren und dann meist eine überschaubare, aber immer gleichbleibende Supportgebühr zu entrichten. Das ändert sich nicht mehr, auch wenn Ihr Datenvolumen massiv steigt.

Nachteile:

  • Sie müssen Hardware und Infrastruktur bereitstellen und haben natürlich auch einen gewissen Administrationsaufwand. Letzteres hängt allerdings davon ab, welche Dienstleistung Sie sich evtl. noch dazukaufen.
  • Die erste Investition ist ein etwas größerer Batzen.

Wo die Software installiert ist, ist aber nur die eine Seite der Medaille. Die andere ist, wer dann mit dem System arbeitet und Ihre Prozesse umsetzt. Daher kann man grob zwei Varianten unterscheiden, wobei die Übergänge natürlich fließend sind.

1. Inhouse in Eigenregie
Hier haben Sie alles in der Hand. Die Installation macht wahrscheinlich noch der Hersteller oder ein Dienstleister, aber die tägliche Arbeit erledigen Ihre Mitarbeiter. Das heißt, Ihre IT-Truppe (in etwas größeren Unternehmen gibt es meist auch ein eigenes EDI-Team) konfiguriert die Kommunikation mit den Partnern, baut sämtliche Arbeitsprozesse auf, Konvertierungen, Workflows usw. und bindet natürlich auch die internen Systeme an. Der Support des Herstellers sollte hier natürlich Gewehr bei Fuß stehen, aber primär ist das Ihr Job.

Das klingt erst mal nach viel Arbeit (ist es auch), zahlt sich aber andererseits aus. Denn was Sie selbst machen, kennen und verstehen Sie hinterher auch. Wenn dann irgendwelche Änderungen zu machen sind, können Sie diese schnell umsetzen, anstatt erst einem Dienstleister umständlich zu erklären, was Sie brauchen, und dann zu warten, bis er Zeit hat, den Auftrag zu erledigen.

Änderungen in Verfahren (zum Beispiel der Umstieg auf eine neuere Version einer EDIfact-Nachricht) haben ja eine gewisse Vorlaufzeit, da ist das vielleicht nicht so schlimm. Aber was ist, wenn Freitag Nachmittag Ihr Lieferant anruft und Ihnen sagt, dass sich in zwei Stunden IP und Name seines FTP-Servers ändern, auf den Sie immer Ihre Bestellungen schicken? Irgend jemand aus Ihrer IT-Truppe wird noch im Hause sein und die Änderungen machen können, ein Dienstleister macht vielleicht Freitag früher Schluss oder ist so eingedeckt, dass er erst Mitte nächster Woche dazu kommt.

Auch Erweiterungen der Software – soweit diese das zulässt – können Sie in Eigenregie vornehmen. Vorausgesetzt, Sie haben die passenden Leute dafür. Aber Vorsicht an diesem Punkt: Jeder Hersteller wird, auch, wenn er Ihnen die Schnittstellen (alias API) zur Verfügung stellt, jegliche Verantwortung für Code ablehnen, den Sie selbst geschrieben oder zumindest ins System eingebracht haben. Aber hätten sie ganz ohne Standardsoftware alles selbst geschrieben, wäre es ja auch nicht anders.

Was in diesem Szenario auf jeden Fall nötig ist, ist eine ausführliche Schulung Ihrer Mitarbeiter. Das fängt bei Administration, Datensicherung und Logging an, geht natürlich über die tägliche Bedienung, Aufsetzen von Prozessen und Kommunikation, bis hin eben zur API für eigene Erweiterungen (falls vorhanden und für Sie interessant). Und da eine Schulung meist nur die grundlegendsten Dinge und einen kleinen Teil der unzähligen Funktionen eines so komplexen Systems vermitteln kann (und davon wiederum nur ein Teil hängen bleibt), ist gerade in einem solchen Fall ein zuverlässiger, schneller und hilfsbereiter Support auf Herstellerseite unabdingbar. Erkundigen Sie sich also im Vorfeld über das Unternehmen und den Ruf, den sein Support genießt. Nebenbei sollte auch eine ausführliche Dokumentation verfügbar sein, denn ein Blick ins Handbuch geht meist schneller als die Mail an den Support.

Achten Sie übrigens darauf, dass Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Sowohl Anbindungen von Standard-Kommunikationswegen (von AS2 bis X.400) wie auch die Handhabung der üblichen Datenformate (EDIfact, Fortras, VDA, …) sollten vom System durch einfache Masken und bereits fertige Strukturdefinitionen unterstützt werden.

Vorteile dieser Lösung (zusätzlich zum allgemeinen „inhouse“-Teil):

  • Sie wissen genau, was in Ihrem System abläuft, da Sie selbst alles aufgesetzt haben.
  • Entsprechend schnell können Sie Änderungen vornehmen.
  • Fehler und Probleme kann sofort reagiert werden.
  • Updates können Sie auch mal am Wochenende einspielen, wenn das System kurz ausfallen darf (und ein Dienstleister höchstens gegen Extra-Gebühr verfügbar wäre).
  • Ihre internen Daten kommen nie in fremde Hände. Besonders wichtig ist das z.B. im Gesundheitswesen (streng vertrauliche Patientendaten) oder auch bei Banken und Versicherungen.
  • Erweiterungen, falls vom System erlaubt, sind schnell möglich.
  • Ihre Mitarbeiter wissen, wie der Hase läuft. Sie kennen die Prozesse in Ihrem Unternehmen und müssen so nicht alles erst umständlich einem Dienstleister erklären.

Nachteile:

  • Um das System wirklich bedienen und administrieren zu können, brauchen Ihre Mitarbeiter eine ausführliche Schulung. Und danach einige Zeit, bis sie genug Erfahrungen gesammelt haben, um wirklich sattelfest zu sein.
  • Sie sind dementsprechend auf guten und schnellen Support angewiesen.
  • Sie benötigen die personellen Ressourcen, um das System zu administrieren und zu bedienen.

2. Inhouse mit Dienstleistung

Was kann man denn so alles von einem Dienstleister machen lassen?

  • Administration mit Einspielen von Updates und Bugfixes
  • Einrichten der Kommunikation mit den Partnern
  • Anbinden der anderen Systeme (ERP, DB, …) im Haus
  • Aufsetzen von Konvertierungen zwischen Datenformaten
  • Abbilden der gesamten EDI-Prozesse
  • Monitoring des laufenden Betriebs und Reaktion auf Fehler

Wie viel Dienstleistung Sie  in Anspruch nehmen und was Sie doch lieber selbst in der Hand behalten, können Sie natürlich im Einzelnen entscheiden. Hier schildern wir mal das Extrem, dass alles ausgelagert wird. Wobei das spätestens beim Monitoring an eine kritische Grenze stößt, denn zumindest das sollte bei einem Inhouse-System in Ihrer Hand bleiben. Auch für einen Dienstleister dürfte es schwierig werden, X Kundensysteme ständig zu überwachen, die womöglich über die halbe Welt verstreut sind.

Was Sie sich hier ganz klar sparen können, ist eine ausführliche Schulung. Sie sollten zwar trotz Allem über die grundsätzliche Funktionsweise Ihres Systems Bescheid wissen, da man seine geschäftskritischen Daten wohl nur ungern einer Black Box anvertraut, aber detailliertes Wissen über Konfiguration, Administration und Abbildung der Prozesse ist in diesem Fall nicht nötig. Wenn Sie etwas brauchen, einen neuen Partner anbinden wollen, mit einem neuen Datenformat konfrontiert werden oder ähnliches, dann beauftragen Sie den Dienstleister damit. Der hat Spezialisten, die den ganzen Tag nichts anders machen und sich in allen Ecken der Software bestens auskennen.

Womit er sich allerdings nicht auskennt, ist exakt Ihr Betrieb. EDI ist kein Feld für 08/15-Lösungen, selbst zwei oberflächlich betrachtet identische Prozesse können bei verschiedenen Unternehmen vollkommen unterschiedlich aussehen. Als Beispiel nehmen wir eine simple Datenkonvertierung von Lieferabruf-Daten aus dem Format VDA 4905 in ein EDIfact DELFOR. Schon das VDA-Datenformat bietet so einige Freiheitsgrade, da nicht alle im Format möglichen Angaben auch tatsächlich verpflichtend gemacht werden müssen. Das EDIfact-Format ist da noch „einen Tick“ umfangreicher. Im Bild unten sehen Sie nur einen Teil dieser Struktur:

VDA4905_Quellstruktur_2 DELFOR_D12B_Zielstruktur
Struktur des Formats VDA4905 in Lobster_data Struktur des EDIfact DELFOR (Version D 12 B) in Lobster_data

 

Sie sehen rechts zum Beispiel in der Segmentgruppe 2 (SG2) ein NAD-Segment, NAD steht für „Name and address“. Ein weiteres solches Segment sehen Sie in der SG7, die unterhalb der SG6 liegt, in der es um Vorgehensanweisungen (Processing instructions) geht. Und was man hier nicht sieht: Noch weiter in den Tiefen der Struktur kommt das NAD noch einmal vor, auf Ebene der einzelnen Positionen. Es gibt also nicht die Umsetzung schlechthin von VDA4905 in DELFOR, sondern eine ganze Palette von Möglichkeiten.

Genau hier haben Sie dem Dienstleister gegenüber einen gewaltigen Wissensvorsprung: Sie wissen, welches der vielen, im DELFOR vorkommenden, NAD-Segmente in diesem speziellen Fall genutzt werden soll. Oder Sie können diese Information zumindest direkt bei Ihrem Partner, für den die Daten bestimmt sind, erfragen. Hinzu kommt: Im VDA-Format gibt es gerade ein mal die Kundennummern von Lieferant und Kunde, detaillierte Adressinformationen kommen hier gar nicht vor. Sie wissen aber dann, ob es reicht, einfach ebenfalls Kunden- und Lieferantennummer einzutragen, wie sie im VDA stehen, ob man sie von einem Nummernkreis auf einen anderen (ILN) umsetzen muss oder ob auch die gesamten Adressangaben benötigt werden. Und noch viel wichtiger: Sie wissen, aus welchem Ihrer Systeme Sie diese Informationen bekommen können und auf welchem Wege.

Das alles können Sie natürlich dem Dienstleister, der für Sie die Konvertierung aufsetzt, mitteilen. Es verursacht aber zusätzlichen Kommunikationsaufwand, der erfahrungsgemäß in ein ausgiebiges Frage-Antwort-Spiel ausartet. Bei komplexen Prozessen, die die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen berücksichtigen müssen, wird das Ganze noch viel spaßiger.

Was Administration, Anbindung von Systemen und Kommunikation angeht, sieht es ähnlich zweigeteilt aus. Einerseits hat natürlich der Hersteller der Software oder ein spezialisierter Dienstleister die größte Erfahrung nicht nur mit seinem System, sondern auch bezüglich des Zusammenspiels bestimmter Fremdsystemen (z.B. Datenbanken). Andererseits sind doch wieder Sie es, die erst die nötigen Informationen zusammenstellen und ihm weiterreichen müssen, damit er das Ganze dann umsetzt. Mal salopp gesagt: Bis dahin haben Sie’s auch schon selbst erledigt.

Vorteile:

  • Sie müssen nicht im eigenen Hause tiefergehendes Wissen über die Funktionsweise des Systems aufbauen.
  • Konvertierungen und andere Prozesse profitieren von der Erfahrung des Dienstleisters im Umgang mit der Software.
  • Sie sparen sich personellen Aufwand.

Nachteile:

  • Hoher Kommunikationsaufwand für jede neue Anbindung, jeden neuen Prozess und jede Änderung
  • Sie müssen immer noch einen Teil der Arbeit machen, um den Dienstleister mit den nötigen Informationen zu versorgen.
  • Der Dienstleister kann nicht immer sofort reagieren, Sie sind auf seine Resourcen angewiesen.
  • Evtl. müssen Sie dem Dienstleister Informationen geben, die Sie eigentlich lieber im Hause behalten möchten.

Zusammenfassung
Wenn das System schon bei Ihnen im Hause steht, sollten Sie es nutzen, indem Sie volle Kontrolle über alles behalten. Sicher können Sie einige Arbeiten an einen Dienstleister auslagern, was den anfänglichen Schulungsaufwand reduziert und schneller zu guten Ergebnissen führen kann. Erwarten Sie aber nicht, dem Dienstleister nur ein paar Stichworte zu geben und dann entspannt auf das Ergebnis warten können. Sie können Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einsparen, aber ganz ohne geht es nicht.