Lobster Experten Fragen

Mail

E-Mail kennt jeder. Was das ist, brauchen wir nicht näher erläutern. Wie es funktioniert, schon eher.

E-Mails versenden

Wenn Sie in Thunderbird, Pegasus oder Outlook auf „Senden“ klicken, nimmt dieses Programm Kontakt zu einem sogenannten Mailserver auf. Welcher das ist, das haben Sie selbst (oder Ihre EDV-Abteilung) im Programm eingetragen.
Das Protokoll, das dabei verwendet wird, nennt sich SMTPSimple Mail Transfer Protocol. Es wird bei Wikipedia detailliert beschrieben. Dieses Protokoll ist dafür gemacht, E-Mails von Ihnen an Ihren Server und von da aus quer durch die Welt an viele andere Server zu senden, bis sie endlich im Mailserver des Empfängers gelandet sind. Und da liegen sie dann normalerweise so lange, bis der Adressat seinerseits Kontakt mit seinem Mailserver aufnimmt und seine Mailbox – also seinen elektronischen Briefkasten – leert. Womit wir schon beim nächsten Punkt wären:

E-Mails empfangen

Schon lange gibt es das Protokoll POPPost Office Protocol. Gebräuchlich ist es in Version 3, und man liest überall nur von POP3. Es ist vergleichsweise spartanisch, man kann damit eine Liste der aktuell auf dem Server wartenden Mails abfragen, die Mails zu sich herunterladen und sie vom Server löschen. Allzu viel mehr bietet es nicht, aber für die meisten Benutzer ist mehr auch gar nicht nötig. Hat man seine Post erst mal auf dem lokalen Rechner, kann man sie (oft automatisch über Filter im E-Mail-Programm) in unterschiedliche Ordner sortieren und ist ganz alleine Herr seiner Daten.
Wer aber mehr will, für den ist das Protokoll IMAPInternet Message Access Protocol – gedacht. Zum einen können die E-Mails hier theoretisch ewig auf dem Server gelassen werden, zum anderen sind sie auch dort schon sauber in Ordnern sortiert (vergleichbar einer Verzeichnisstruktur im Dateisystem), und man kann seine E-Mails sogar mit anderen – zum Beispiel einem ganzen Projektteam – teilen. Obwohl IMAP kaum jünger ist als POP3, ist es längst nicht in allen Mail-Servern implementiert.

Die Eigenheiten beider Protokolle sowie deren Vor- und Nachteile für die übliche Nutzung werden in Wikipedia sowohl zu POP3 als auch zu IMAP ausreichend dargestellt.
Worum es uns hier geht ist aber nicht primär die Verwendung von Mails im klassischen Sinne, also für die Kommunikation zwischen zwei oder mehr Menschen. Uns interessiert, wie gut E-Mails im EDI-Betrieb einsetzbar sind.

E-Mail und EDI

Prinzipiell lassen sich per E-Mail beliebige Daten austauschen. Also alles, was im EDI-Umfeld so durch die Welt geschickt wird.
Erste Wahl ist diese Kommunikationsform aber nicht. Hier die wichtigsten Gründe:

  • Einige Mailserver haben Größenbeschränkungen, so könnten große Anhänge einfach verloren gehen.
  • E-Mails werden heute üblicherweise nicht mehr mit einer Empfangsbestätigung quittiert, man weiß also nie, ob die Daten auch angekommen sind.
  • Es gibt keine Garantie dafür, dass eine E-Mail schnell ans Ziel kommt – oder überhaupt.
  • E-Mails selbst sind erst einmal in keiner Weise gegen Fremdzugriff (Mitlesen oder Manipulation) gesichert. Natürlich kann man mit PGP & Co. zumindest die Inhalte verschlüsseln und/oder signieren, aber es gibt sicherere Wege.
  • Man ist den Launen der eingesetzten Mail-Software unterworfen (es gibt z.B. Mailserver, die ungefragt das Encoding angehängter Texte umstellen.)
  • Virenscanner und andere Sicherheitsvorkehrungen können einzelne Anhänge oder ganze E-Mails verschlucken oder blockieren.

Aufgrund dieser Mankos normaler E-Mails hat man AS1 (Applicability Statement 1) entwickelt, einen Standard zur gesicherten Übertragung von Geschäftsdaten per E-Mail. Allerdings hat sich dieser nie so wirklich durchgesetzt. Das können wir also getrost ignorieren.

Nach wie vor werden Geschäftsdaten, auch im EDI-Umfeld, per E-Mail versendet. Eigentlich sollte man hier eher von „Halb-EDI“ sprechen, da in diesen Fällen meist an einem Ende ein Mensch sitzt. Beispielsweise werden Rechnungen automatisiert im PDF-Format erstellt und per Mail verschickt, oder Sachbearbeiter eines eher kleinen Kunden geben Bestellungen noch manuell in Excel-Dateien, die dann per Mail in die automatische Verarbeitung beim Lieferanten gespeist werden. Im echten EDI, wo Daten von einem System zu einem anderen gehen, ohne Eingriff des Menschen, sollte E-Mail inzwischen ausgestorben sein.
Für die Prozesse, an denen noch Menschen beteiligt sind, sollte aber eine EDI-Software vorsichtshalber auch in der Lage sein, Daten per E-Mail zu versenden und zu empfangen. Vorzugsweise sollten dabei natürlich alle Standard-Protokolle (SMTP, POP3, IMAP) unterstützt werden.