Lobster Experten Fragen

Sonstige

Was gibt’s denn da sonst noch so an Datenformaten? Die wichtigsten Standards sind auf den vorigen Seiten bereits beschrieben, lediglich einer soll hier noch erwähnt werden:

BWA

Das BWA-Format stammt aus dem deutschen Buchhandel. Es ist ein Nachrichtenstandard, der insgesamt vier verschiedene Nachrichten umfasst:

  • Bestellsatz
  • Lieferscheinsatz
  • Rückmeldung
  • Titelstammsatz

Das zugrundeliegende Format ist eine etwas abenteuerliche Mischung aus CSV und FixRecord.
Zum Glück gilt dieses Format inzwischen als veraltet. Der Börsenverein des deutschen Buchhandels (genauer gesagt seine Arbeitsgruppe Prozesse, Rationalisierung, Organisation) empfiehlt seit einiger Zeit, doch lieber auf das EDIfact-Subset EANCOM zu setzen, da dieses einfach mehr Möglichkeiten bietet.

Trotzdem hier zur Veranschaulichung der Aufbau eines Bestellsatzes im BWA-Format:

BWA_Bestellsatz
BWA Bestellsatz, dargestellt in Lobster_data

Nicht so wahnsinnig aussagekräftig, oder? Aber wie gesagt, der BWA-Standard gilt als veraltet, empfohlen wird heute EANCOM.

So weit zu den Nachrichtenstandards. Nun noch ein paar Takte zu – sagen wir mal – etwas eigenwilligen Formaten.

MS EXCEL

Eines vorweg: Excel ist kein Datenaustauschformat im Sinne von EDI!
Leider wird es aber immer noch von einigen als solches verwendet :-(
Excel bedeutet meist manuell ausgefüllte Formulare, die immer wieder kleine oder auch größere Abweichungen aufweisen und für die vollautomatische Bearbeitung denkbar ungeeignet sind. Besonders phantasievolle Zeitgenossen verschicken auch Excel-Dateien, die intern Verweise auf andere Excel-Dateien enthalten. Natürlich liegen die dann auf C:\irgendwo\sonstwo und wurden schon gleich gar nicht mitgeschickt.
Unser Rat: Vermeiden Sie den Datenaustausch im Excel-Format! Excel kann Daten nach CSV exportieren bzw. dieses auch wieder importieren. Das ist immer noch besser als direkt via Excel zu kommunizieren. Immerhin sprechen wir hier von automatischen Prozessen und nicht davon, dass sich irgendein Sachbearbeiter eine Excel-Datei am Bildschirm anschaut und die Inhalte per Hand in sein System überträgt.
Sollte es sich gar nicht vermeiden lassen, nun gut, dann beißen Sie eben in den sauren Apfel. Moderne Konverter können auch Excel ausgeben bzw. einlesen. Aber Sie (und Ihr Partner) müssen damit leben, dass man sich nicht auf reibungslose, vollautomatische Verarbeitung verlassen kann, wie sie eigentlich bei EDI gefordert und bei Nutzung von Standard-Formaten auch möglich ist.

PDF

Für PDF gilt ähnliches wie für Excel: Es ist für Menschen da, die es sich am Bildschirm ansehen oder ausdrucken. Es ist nicht für die Verwendung in EDI-Prozessen gedacht und auch nicht dafür geeignet.
Nur in seltenen Fällen, wenn PDF-Dateien vollautomatisch und immer verlässlich mit demselben Aufbau erzeugt wurden, kann man sie in begrenztem Umfang automatisch weiterverarbeiten. Ist dies nicht gegeben, hilft eigentlich nur noch eine OCR-artige Vorbehandlung, die das, was der Mensch sieht, wieder in einigermaßen maschinenlesbare Form bringt.
PDF ist eine tolle Erfindung und wird ja auch (oft im Zusammenspiel mit elektronischer Signatur) eingesetzt, um Rechnungen und ähnliches manipulationssicher zu archivieren. Aber für EDI ist es schlicht ungeeignet.